Une équipe projet que j’accompagnais tenait un point d’avancement hebdomadaire d’une heure, huit personnes, depuis quatre mois. Personne n’osait le remettre en cause : c’était devenu le seul moment où tout le monde se parlait.
Le test qui règle la question
Il existe un test simple pour trancher : si le compte-rendu de la réunion aurait pu être écrit avant qu’elle commence, la réunion n’était pas nécessaire — le document l’était. Sur les huit réunions hebdomadaires observées ce trimestre, six avaient un compte-rendu prévisible dès le lundi matin.
Une réunion se justifie par une décision à prendre à plusieurs, pas par une information à transmettre à plusieurs.
Ce qui reste, une fois qu’on retire ça
Ne restent que les décisions d’arbitrage réel : un choix technique qui engage deux équipes, un blocage qui nécessite un tranchage immédiat. Le reste devient un message structuré, envoyé le vendredi, lu quand chacun a cinq minutes. L’équipe a gagné trois heures collectives par semaine — et, accessoirement, une meilleure ambiance.